単品リピート通販の事業としてネットショップビジネスに取り組む場合の事務業務とは

今、世の中はネットショップビジネスが主流になりつつあります。

大企業のビジネス転換としてはもちろんですが、サラリーマンの副業まで行うことができ、言うならば大から小まで、幅広いビジネスを行うことができるのです。

幅広いビジネスでありながらも、共通して言える目標は「お客様に注文を頂き、商品を届け、満足してもらう」ということですよね。

顧客満足度を上げなければ、ネットショップはすぐに人が集まらなくなってしまいますので、この目標を叶えるためにもネットショップ運営者は日々さまざまな業務に追われていることでしょう。

「ネットショップの仕事内容はキツイ」と言われることも良く耳にする方もいらっしゃるかと思いますが、実際にはどのような業務が行われているのか、気になりますよね。

そこで今回は、事業としてネットショップビジネスに取り組む場合の事務業務を詳しくご紹介していきたいと思います。

今後ネットショップの運営を視野に入れている方は、ぜひこの記事を最後までお読みになって、今後の参考になさってくださいね。

なお、単品リピート通販についての基礎知識等はこちらの記事にまとめていますので、ぜひ読んでみて下さい。

受注業務

事務業務というとまず挙げられることが「受注業務」でしょう。

顧客から商品の注文を受け、その注文を処理する業務です。

受注管理画面を用いて、その中にある注文内容と送り先住所を確認し、商品を発送するための準備を行っていきます。

もし在庫を抱えない企業の場合は、この段階でメーカー発注を行います。

そして注文が確定した後は、商品発送時に同梱しなければならない納品書、そして送付状を印刷します。

発送業務

受注業務が終わった次には、発送業務を行いましょう。

ネットショップによっては、商品在庫を倉庫に外注していることもありますので、その場合であれば発送業務はありません。

ですが、自社内に在庫を備えている場合であれば、発送業務として商品を梱包していきます。

もし検品済みの商品を扱っている場合であれば、検品作業は必要ありませんが、検品を行っていない場合、衣類に関してはでボタンが外れていないか、などの不具合を確認したり、食器であれば欠けていないか、壊れていないか、などの確認を行います。

問い合わせ対応業務

前述したような流れ作業の業務以外に、顧客からの問い合せに対応しなければなりません。

もし多く問い合せのあるものであれば、ネットショップ内に「Q＆A」を設置することも有効ですが、もちろんすべての方がそれに目を通しているとは限りません。

ですので、問い合わせがあった場合にはその都度対応しなければならないことが多いでしょう。

顧客に不信感を抱かせないような問い合わせ対応を行うには、コミュニケーション能力はもちろんですが、完璧な商品知識、そして発送に関する十分な知識などが必要になりますので、スタッフに研修が必要になるでしょう。

研修を行ったとしても、決まった問い合せばかりとは限りませんので、イレギュラーな問い合わせにも柔軟に対応できる能力が必要です。

経理業務

もし、販売先が企業などの団体である場合、見積書や請求書を作成する業務も発生します。

最近ではPDFで見積書を作成できることが多くなってきましたが、それでもまだPDFを利用していないという企業も多くあります。

「FAXで見積書や領収書を送ってほしい」という要望があった場合には、それに応じて対応しなければなりませんので、臨機応変な対応が求められるでしょう。

ウェブ担当業務

ウェブ担当者の業務は、専門性の高さが求められますので、基本的には専任であることが望ましいのですが、企業によっては兼任という場合があるでしょう。

ウェブ担当者の主な業務は、ネットショップ内の商品ページ作成、ネットショップサイトの改善でしょう。

たとえば1つの商品ページの完成までは、1分足らずで完成する場合もあれば1週間から2週間、そして1ヶ月近くもかかってしまう場合があります。

またネットショップの改善も、日々の重要な業務でしょう。

ネットショップサイトというものは、一度完成させればそれで終わりではなく、そこから工夫を凝らし、どうすれば顧客が利用しやすいと感じ、商品が売れやすいネットショップになるのか、ということを考案し、改善していかなければなりません。

もちろん、新しいページを増やすことも大切ですが、それとは別に既存ページをいかに良く改善するかという事がポイントなのです。

大手企業であれば、「企画」「設計」「制作」における専任スタッフを配置することができるのですが、もし器用なスタッフがいる場合や人員が足りない場合は、数名もしくは一人で行わなければなりません。

制作スキルはもちろんですが、顧客心理に訴えかけるようなキャッチコピーや説明文を考案するスキルも必要になるでしょう。

まとめ

以上、事業としてネットショップビジネスに取り組む場合の事務業務について、詳しくお話しさせていただきました。

もちろん、これがすべてではありませんし、企業によってはさらに多くの業務をこなさなければならない場合もあるでしょう。

数多くあるネットショップでは、多くの仕事を少人数で分担したり、一人ですべて兼業していたりする場合がありますので、まずはネットショップの事務業務内容を知り、その上でどのようなスキルを持った人材を、どこに何人配置するか、ということを順序立てて決めていくことをおすすめします。